Различные хозяйствующие субъекты в современном компьютерном мире все реже для документооборота используют бумажные носители. Система электронного документооборота у нас только набирает обороты, хотя уже в США и в Европе она давно стала общепринятым стандартом. СЭД-системы помогают облегчить работу с электронными документами и обеспечивают их создание, сохранность и последующий поиск при необходимости.
Что это такое
Это совокупность программ, которые обеспечивают создание, редактирование, а также разграничение прав доступа по файлам с сохранением контроля над ними на уровне конкретной компании. Чтобы использовать СЭД-системы необходимо приобрести платформу – это специальный программный пакет, а также аппаратные средства, чтобы провести установку.
Свойства СЭД
Система должна обладать несколькими свойствами, чтобы успешно выполнять все предназначенные для нее функции:
- совместимость со всеми основными форматами документов, которые потом будет нужно редактировать, согласовывать;
- эффективность по распределению потоков, чтобы разграничить доступ к документации, а также наладить маршруты контролирования;
- архивация, для возможности сохранить необходимые файлы, которые могут не использоваться в данный момент, но пригодиться в любое время.
Требования к СЭД
Системы документооборота должна отвечать определенным требованиям, к которым относятся:
- полная совместимость с тем оборудованием, на которое будут установлены СЭД-системы;
- наличие интерфейса. Который будет прост и понятен всем пользователям, имеющим доступ к данной системе;
- широкие возможности администрирования.
При этом важно, что сотрудники компании, которая приобретает СЭД-системы также должны быть уверенными пользователями ПК, могут использовать все основные виды документов, пользоваться скайпом, почтой, прочими электронными программами.
Преимущества и недостатки систем электронного документооборота
Большинство пользователей систем СЭД отмечают следующие плюсы:
- порядок наводится автоматически – каждый файл сразу идет под своим номером;
- все работы проводятся быстрее;
- упрощается отслеживание и документов и установка лиц, которые с ним работали;
- упрощается процесс планирования с указанием сроков отправки и получения документов и файлов;
- круглосуточный удаленный доступ;
- быстрая скорость поиска по ключевым словам в базе данных;
- экономия средств на распечатках, в которых теперь нет необходимости.
Есть и некоторые недостатки, но большинство из них условны:
- затраты на покупку такой системы около 100 тысяч рублей;
- необходимо затратить время на установку и настройку системы;
- обязательное обучение персонала;
- важно регулярно производить резервное копирование.
Сейчас в продаже имеются около десятки лучших СЭД-систем как от русских, так и от иностранных производителей. Каждая из них отличается своими деталями программы, есть свои достоинства и преимущества, которые необходимо оценить.